Um consultório desanda por quatro lados: a agenda que esvazia, o dinheiro que não entra, o registro clínico que não aparece na hora em que é preciso e o telefone que não toca. Esta seção é sobre isso. Aqui vai o que temos visto funcionar; os artigos com o detalhe de cada tema saem aos poucos.
Agenda e faltas
A cadeira vazia é o gasto mais caro do consultório, porque o aluguel, o salário e a luz correm do mesmo jeito. Três coisas mexem mais o ponteiro do que qualquer outra:
- Confirmar pelo canal em que o paciente responde de verdade. No Brasil isso é o WhatsApp, não a ligação. Uma mensagem na véspera, com horário e endereço, recupera boa parte das faltas.
- Marcar o retorno antes de o paciente sair da cadeira. A consulta que fica para «depois eu aviso» quase nunca volta.
- Ter uma lista curta de pacientes que podem vir hoje. Quando alguém desmarca de manhã, essa lista é a diferença entre perder o horário e preenchê-lo.
Cobrança sem constranger
O problema quase nunca é o paciente não querer pagar: é ele não saber quanto deve nem desde quando, e o consultório também não saber. Um orçamento escrito e aceito antes de começar, o saldo visível a cada visita e um lembrete automático no vencimento resolvem a maioria dos casos sem nenhuma conversa desconfortável.
Quando o tratamento é feito em várias sessões, combine o calendário de pagamentos na primeira e não no fim. É mais fácil acertar cinco parcelas antes de começar do que cobrar um saldo com o trabalho já na boca.
Prontuário digital
Levar o prontuário para o computador não é digitalizar o papel. É cada consulta ficar registrada com data, profissional e achados, e o odontograma e o periograma de hoje poderem ser comparados com os de seis meses atrás sem abrir arquivo nenhum.
O prazo de guarda e o que a Lei 13.787 exige para eliminar o papel depois de digitalizar estão na seção de normas.
Pacientes novos sem gastar com anúncio
Antes de pagar anúncio, vale esgotar o que é de graça, que ainda por cima rende por mais tempo:
- O perfil do consultório no Google, com horário real, endereço, telefone e fotos próprias. É a primeira coisa que aparece para quem procura «dentista perto de mim».
- As avaliações. Peça ao terminar um tratamento que deu certo, na hora, e não por mensagem três dias depois.
- O paciente que já vem. Lembrar o retorno dele custa menos do que conquistar um novo, e é ele quem melhor indica.
O que vem
Estamos preparando os artigos de cada um desses temas, com números e modelos para copiar. Se algum é urgente para você, escreva para info@dentista.live e nós adiantamos.